En cada empresa se realiza un registro de todos los movimientos de ingresos y gastos, con el objetivo de mantener el orden. En este artículo, lo ayudaremos a comprender qué es un sistema de información contable, sus elementos básicos y funciones en una empresa.
¿Qué es un sistema de información contable?
Un sistema de información contable es responsable de la recopilación, almacenamiento y procesamiento de datos financieros y contables por parte de los siguientes usuarios:
Inversores.
Acreedores
Autoridades fiscales.
El sistema informatizado se utiliza para desarrollar un seguimiento del ejercicio contable, que se realiza conjuntamente con el registro de tecnologías de la información. Es un conjunto de procedimientos contables tradicionales, como los principios contables generalmente aceptados (GAAP), que utilizan recursos de TI modernos. También se basa en diferentes elementos significativos que existen en el ciclo contable, por supuesto la información puede variar dependiendo de la capacidad de la industria.
Por ejemplo, un sistema de datos contables típico podría incluir los siguientes elementos manejables que realiza un contador público o privado:
Datos relacionados con los ingresos.
Gastos o desembolsos.
Información al cliente.
Información sobre el personal de la empresa.
Datos fiscales.
Datos específicos de un informe contable.
Orden de compra.
Informes de análisis.
Pedido de compra.
Facturas.
Saldos financieros.
Cheques comerciales.
Pagar.
Estados de cuenta.
Libro grande.
Son características que definen un proceso de información contable gestionado por un establecimiento o una empresa, que debe gestionarse de forma organizada y supervisada.
Funciones de un sistema de información contable
Básicamente, un sistema de información contable, como ya hemos explicado, tiene como objetivo realizar las siguientes tareas en una empresa:
Procese, recopile y almacene de manera efectiva datos relacionados con las actividades financieras de una institución de fabricación comercial. Estos datos incluyen ingresar datos de transacciones desde archivos de origen, anotar transacciones y emitir información en libros de contabilidad.
Otra función de un CIS es proporcionar datos útiles para la toma de decisiones, incluida la producción de informes de contabilidad de gestión y estados financieros.
Un sistema de información contable tiene que ver con garantizar que existan controles para aplicar el registro y procesamiento de datos con la mayor precisión posible.
Funciones específicas de los datos contables
Retención y recuperación de datos mediante tecnología de la información.
Salidas de datos que incluyen una amplia variedad de documentos como informes de antigüedad, cuentas por cobrar, listas de clientes, información de clientes, calendarios, entre otros.
Interacción con los departamentos donde se realiza el presupuesto de ventas en colaboración con el equipo de gestión de inventario.
Controles internos, basados en políticas y procedimientos que protegen y aseguran que los datos se puedan colocar en el sistema.
Elementos básicos del sistema de información contable
Anteriormente, pudimos revisar y cubrir las características de un sistema contable, y que estas son vitales para industrias o negocios, tanto micro como macro. Ahora veremos cuáles son los elementos básicos y fundamentales para una gestión exitosa de los datos contables.
Documentos de respaldo: Estos trámites son información escrita que sirve como prueba de haber realizado una transacción o un movimiento comercial de cualquier empresa. En estos, realizan tres actividades en el marco del desarrollo de una empresa como son la explotación, la inversión y la financiación de carácter legal.
Documento de respaldo contable: Antes de poner en marcha un control de los distintos movimientos socioeconómicos por escrito o en el libro mayor resumen, se debe crear un reconocimiento contable sobre la base de los respaldos de las órdenes de débito y crédito.
Plan de cuentas: esta es la lista que incluye todas las cuentas que se pueden utilizar para hacer la contabilidad de una empresa.
Libros contables: El Código de Comercio estipula que un comerciante para realizar su contabilidad debe llevar un diario, un libro mayor, un libro de balance y cuentas corrientes.
Estados Financieros: Tienen un propósito específico y están destinados a satisfacer las necesidades de los usuarios que no están en condiciones de solicitar informes contables a una institución.
Listo, sabiendo que esta información ayudará a agilizar los registros contables de manera exitosa, ordenada y responsable en cualquier negocio.
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