Las cartas comerciales son mensajes que las empresas envían a un cliente, proveedor o entidad para resolver problemas comerciales. Estos representan un arma importante con la que los emprendedores pueden ofrecer productos y servicios, así como proponer proyectos empresariales.
Este tipo de comunicaciones utilizan un lenguaje convencional correcto para persuadir al remitente de que realice una determinada acción. Además, existen diferentes tipos de cartas comerciales en función del tipo de actividad: venta, denuncia, ofertas, solicitud de información y publicidad.
¿Cuáles son las ventajas de las cartas comerciales?
Las cartas comerciales le permiten abordar problemas comerciales y son muy útiles en los negocios, aquí están las ventajas:
- Asegurar la presentación comercial de la empresa.
- Solicite información a clientes o proveedores.
- Presenta agradecimientos, quejas o reclamos.
- Informar sobre promociones o nuevos productos.
- Organice reuniones o eventos de negocios.
- Proponer alianzas comerciales o el desarrollo de nuevos proyectos.
- Envíe comprobante de pago y facturas.
- Ofrecer respuestas a preguntas planteadas por clientes o entidades.
- Envía anuncios con precios.
¿Qué características y cualidades debe tener una carta comercial eficaz?
Presenta información completa: La carta debe contener todos los elementos que el remitente desea transmitir y que permitan una respuesta favorable por parte del destinatario. Son necesarios: dirección del remitente y del destinatario, referencias, fecha de emisión, saludo, cuerpo y cierre. Ignorar un elemento puede provocar malentendidos.
Brevedad: las ideas deben transmitirse en oraciones breves y significativas, para no presentar un número excesivo de palabras. Además, evite el uso de palabras y abreviaturas muy complejas que pueden dificultar la comprensión del mensaje. Los términos simples aumentan la claridad de la letra y facilitan su interpretación. Si tiene alguna duda sobre el uso de una palabra, consulte el diccionario.
Conciso: los puntos deben abordarse directamente sin dejar el tema central de la carta. La intención es que el destinatario reciba el mensaje lo más rápido posible, evitando aspectos innecesarios o redundantes. Las frases pueden ser cortas o largas, pero siempre deben ser claras, evitando expresiones irrelevantes.
División del cuerpo: generalmente, las cartas comerciales tienen 3 párrafos en el cuerpo. El primer párrafo consiste en una introducción donde se expresan las ideas principales o alguna información preliminar importante. El segundo es la base de la carta donde se desarrollan los aspectos relevantes y se especifican los detalles. Finalmente, en el último tercio del cuerpo, se cierra el mensaje, reiterando la petición que es el tema de la carta.
Tono: Personal, como si estuviera hablando con el destinatario cara a cara. Además, el uso de expresiones amigables y buena voluntad es necesario para crear un ambiente amigable. Sin embargo, debemos mantener límites para evitar enviar una imagen de falso halago.
Ortografía: Debe ser impecable, evitando manchas o borrones en el caso de letras escritas a mano. La mala ortografía indica una falta de preparación y un escaso conocimiento del idioma, creando una imagen negativa del remitente.
Si la carta está destinada a vender un producto o servicio, debe centrarse en los beneficios para el destinatario. Las características del producto pasan a un segundo plano, lo importante es decirle al destinatario lo que gana al adquirirlo.
Estética: Limpio, atractivo y con estilo. Escribir es importante, pero también hay que intentar capturar una buena impresión visual a través de una presentación impecable. El estilo del cuerpo depende del escritor, pudiendo escribir a granel o con el uso de sangría de párrafo.
Sintaxis: Las ideas expresadas deben estar completamente conectadas para que la letra tenga sentido. El uso correcto de los conectores es importante para evitar malinterpretar el mensaje.
Aspecto psicológico: El escritor debe adaptar la carta a la personalidad y carácter del destinatario. Por tanto, es importante conocer a los clientes y proveedores con los que se vincula el negocio. Teniendo en cuenta las características del receptor, se incrementa la probabilidad de recibir una respuesta.
Corrección: Una carta eficaz es una carta enviada al lugar correcto ya la persona adecuada. Es importante que después de escribir se revise la dirección del destinatario para evitar malentendidos. Además, se debe verificar la redacción para corregir errores ortográficos.
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