La verificación para una auditoría en los procesos de compras no es difícil, siempre y cuando los auditores se adhieran a los estándares de estos procesos. Debe tenerse en cuenta que esta auditoría da como resultado una alta eficiencia operativa y rentabilidad.
La verificación se basa en una lista de relevancia en las normas de calidad ISO 9000, que se refieren a la reducción de costos y la prevención de riesgos. Mejorar las funciones de cada empresa.
Pasos para verificar los procesos de compra con una lista
Lo primero que debe hacer antes de pensar en hacer una lista de verificación es identificar qué parámetros, regulaciones, estándares o estándares y manuales de procedimientos deben seguirse para juzgar si un proceso se ha realizado bien o no.
Posteriormente abrirás un documento en Excel y con al menos 4 columnas. En la primera columna, se referirá a la parte del proceso que está revisando, en la segunda, las regulaciones que rigen esa parte del proceso que está revisando.
En la tercera columna colocará una lista de verificación, donde colocará si el proceso que está revisando es regulatorio o no. Ahora, para decidir si un proceso cumple o no con las regulaciones, necesita tener pruebas de que es aceptable o no.
Finalmente, en la cuarta columna, colocará la sección de comentarios adicionales; Allí describirá la ubicación exacta de la evidencia o registro que muestra el desacuerdo con el estándar que encontró.
Una vez que haya completado el proceso de revisión, prepare un informe que explique cualquier anomalía encontrada en esa auditoría, incluidas notas detalladas de los errores y sugerencias y pasos para corregirlos. Controlar periódicamente que las acciones de dicha verificación se lleven a cabo en su totalidad de manera satisfactoria.
Desarrollar un programa para el personal involucrado en compras, que debe conocer la normativa y saber aplicarla. Con acciones como estas, ayudará a minimizar los errores y desviaciones en el proceso.
¿Qué debería incluir?
La lista de verificación debe incluir los datos de la unidad administrativa, el número de empleados, la muestra de registros de procesos realizados, los datos del equipo auditor y el objetivo de la auditoría.
Otro punto importante es que el personal de compras conoce la importancia del departamento de compras y suministros de una empresa y que seguir las reglas y políticas de la empresa beneficia a todos.
Las acciones correctivas deben presentar posibles errores o problemas, cómo evitarlos y cómo resolverlos. Los resultados deben mostrar el producto final de la verificación, para definir la constante diaria y el repositorio futuro de los acuerdos decididos.
Los proveedores deben estar registrados y sujetos a las reglas de compra y venta establecidas por ley. Deben tener las autorizaciones para fabricar los productos que promocionan a las empresas.
Se puede colocar y mencionar los riesgos a evitar durante el proceso de compra, mencionando también la calidad de los productos, las ofertas promocionales, el momento preciso de recepción de las compras, entre otros.
Identificar que los procesos de verificación en compras no son vulnerables o manipulados, ya que esto mitigaría los resultados finales. Estos afectarían en gran medida los productos adquiridos por las entidades que han solicitado dichas compras.
Ejemplo para hacer una lista de verificación
Los auditores deben tener en cuenta los parámetros a realizar, la toma de órdenes de servicio, la promoción de los productos ofertados, los plazos que van desde la solicitud hasta la entrega. Deben tener en cuenta la distancia entre la empresa proveedora del producto y el lugar donde se solicita.
Verificar si los productos ofertados y los recibidos son los mismos, que cumplen con los requisitos presentados en los acuerdos escritos, referidos a la promoción de catálogos de compra.
Para confirmar una auditoría en el proceso de compras, se debe revisar en el Sistema de Gestión de Calidad. Por tanto, se sugiere confirmar la legislación vigente en materia de auditorías. Estos reglamentos servirán de base para una verificación sistemática y completa.