La cantidad de usos de la herramienta Excel es impresionante. A pesar de que su principal uso como herramienta de oficina se encuentra en el área de cálculos y finanzas. Los documentos de este tipo requieren un tipo específico de protección para la seguridad de los datos. Cómo cambiar el estado del archivo en modo de solo lectura.
La seguridad de los datos es la máxima prioridad de cualquier empresa, ya que la pérdida masiva de datos de cualquier tipo puede provocar retrasos en las operaciones diarias o pérdida de dinero. La mejor solución para este tipo de problemas es la prevención. Qué mejor manera de proteger sus datos de errores que protegiendo su archivo de Excel.
¿Cómo bloquear un archivo de Excel como de solo lectura?
Cambiar un archivo de Excel al modo de lectura en las versiones más recientes de la aplicación no es un gran problema. Esta es una opción bastante visible para aplicarla justo cuando haya terminado de editar el documento.
- Abra el documento que desea proteger y vaya al menú Archivo. Una forma sencilla de acceder al menú Archivo es utilizar el comando de acceso directo Alt + A.
- En la sección Información, haga clic en la opción Proteger libro y luego en la opción Abrir siempre como solo lectura.
- Cuando hace esto, el cambio es inmediato y la opción Proteger libro se resalta en amarillo.
- Para que los cambios surtan efecto, cierre el archivo y guarde los cambios que realizó.
Para proteger el archivo con una versión de Excel 2003, lo haces desde el menú Herramientas – Opciones y finalmente, Seguridad.
¿Cómo eliminar o desbloquear el modo de lectura de un Excel?
Es posible que ya tenga libros de Excel que tengan habilitadas estas restricciones; si es el autor del libro, simplemente vuelva a Archivo, Información, Proteger libro y haga clic en la primera opción para eliminar el modo de solo lectura.
¿Por qué los archivos de Excel se abren como de solo lectura?
Como propietarios, muchos están recurriendo a esta alternativa para proteger sus archivos y asegurar sus datos. Este modo permite que estos usuarios sean los únicos con permisos que cubran la edición y modificación. Por lo tanto, si abre un archivo de Excel y aparece en modo de solo lectura, significa que es un documento protegido.
¿Se puede editar un Excel en modo de solo lectura?
Ahora, cuando otro usuario acceda al archivo, verá un mensaje que dice «El autor quiere que abras el libro ‘name.xls’ con acceso de solo lectura a menos que necesites guardar tus cambios. ¿Quieres abrirlo con read- sólo acceso? » .
Si el usuario realiza algún cambio en el archivo e intenta guardarlo, aparecerá otro mensaje de advertencia que indica: No podemos guardar ‘filetitle.xls’ porque es un archivo de solo lectura.
Para guardar sus cambios, guarde el libro de trabajo con un nuevo nombre en una ubicación diferente. El usuario puede guardar los cambios, pero debe guardar el documento como un archivo separado.
Esta es una forma de «sortear» la restricción de sólo lectura, ya que puede editar el archivo, agregarle fórmulas, editar campos, agregar tablas o modificar lo que le interese. Cuando desee guardar los cambios, solo necesita guardarlos en otro archivo con la opción «Guardar como».
Otras formas de proteger un archivo de Excel
En caso de que desee ser más específico al proteger un archivo de Excel, las versiones más nuevas tienen más opciones de protección. Para acceder a estas opciones vaya al menú Archivo (Alt + A) luego en la sección Información y finalmente, la opción Proteger el libro.
Proteger la hoja actual
Si tiene varias hojas en un documento, pero desea que solo tengan acceso a algunas de ellas, puede hacerlo desde esta opción. Puede especificar el tipo de restricciones que los usuarios tienen en la hoja, como aplicar formatos a celdas, columnas y filas. Insertar o eliminar elementos o incluso si pueden seleccionar celdas o no.
Protege la estructura del libro.
Protege la estructura de un libro de trabajo contra cambios como la adición de nuevas hojas. Para que esto funcione es necesario introducir una contraseña, pero en caso de que la pierda, no hay forma de recuperarla. Se recomienda que guarde la contraseña en un lugar seguro.
Cifrar con contraseña
Al seleccionar esta opción, el usuario que quiera acceder y abrir el archivo debe tener la contraseña asignada por el autor del documento. Sin la contraseña, no podrá abrirlo. Puedes poner la contraseña incluso con macros y si quieres eliminarla siempre puedes hacerlo más tarde.