La herramienta Excel nos permite procesar diferentes tipos de datos; A veces, necesitaremos ocultar información en una celda, debido a su contenido u ocultar la fórmula en una hoja de Excel. Entonces, hoy, le enseñaremos cómo ocultar datos en Excel usando formato condicional.
¿Cómo ocultar datos en Excel y para qué sirve?
Podemos ocultar filas o columnas incluso una celda específica u ocultar una hoja de Excel con macro. Hay 2 formas de evitar que el contenido sea visible, cambiando el tamaño de la celda o camuflando el texto con el mismo color de fondo.
Para hacer esto, todo lo que tiene que hacer es hacer la selección y ir a «Inicio> Celdas> Formato> Visibilidad> Ocultar y mostrar»; en esta opción podemos elegir entre ocultar y mostrar la fila o columna marcada. También puede mostrar el menú contextual en la columna o fila y elegir la opción Ocultar.
Podemos camuflar las celdas seleccionando la opción «Inicio> Fuente> Color de fuente», donde podemos cambiar el color del texto a blanco. Si prefiere cambiar el fondo de las celdas, debe ir a «Inicio> Celdas> Formato> Protección> Formato de celdas> Rellenar».
Estos métodos dejarán los datos ocultos indefinidamente. Pero los formatos condicionales son la mejor opción, para mostrarlos cuando se cumple una condición que usted mismo ha definido; es muy fácil de usar.
¿Qué es un formato condicional?
Es una herramienta ubicada en «Inicio> Estilos> Formato condicional», que cambiará la apariencia o el estilo de una o más celdas, siempre que se respete un criterio definido por una regla.
Existen 6 tipos de reglas para aplicar un formato a las celdas, según el valor o la fórmula que contengan; A su vez, cada regla permite aplicar estilos a una tabla o celda en Excel (fuente y tamaño de fuente, bordes, colores de fondo, escala de 2 o 3 colores, barras de datos e incluso iconos).
Es posible cambiar el color de una celda con formato condicional. Por ejemplo, una celda puede estar marcada en rojo cuando el valor de una calificación basada en 10 es menor que 5 (lo que indica que un estudiante reprobó). La variedad de estilos y criterios que podemos definir es casi infinita.
¿Cómo ocultar datos en Excel usando formato condicional?
La mejor forma de entender cómo se hace esto es a través de un ejemplo. Primero haremos una tabla de ventas, con el número de unidades y el precio unitario de un producto, así como el total y subtotal de las ventas realizadas.
Construiremos otra tabla con un informe de descuento basado en la cantidad de productos vendidos; y queremos ocultar o mostrar esta segunda tabla, usando un formato condicional que se activará al tocar una casilla de verificación.
Tendremos que hacer visible la pestaña Desarrollador en «Archivo> Opciones de Excel> Personalizar cinta> Pestañas principales> Desarrollador». Colocamos la caja en un área cercana a la tabla de ventas en «Desarrollador> Insertar> Campos de formulario> Caja».
Ahora enlazamos la caja con una celda para guardar su estado (si está encendida mostrará VERDADERO y si está apagada será FALSO). Para ello, hacemos clic derecho sobre el cuadro y seleccionamos “Formato de control”; Se abrirá una ventana donde colocaremos la celda elegida, por ejemplo B10.
Vamos a crear una regla que tome el valor de la celda B10 para mostrar u ocultar la tabla de descuento, dependiendo de si la casilla está marcada o no. Para ello, seleccionamos todo el rango de celdas de la tabla para ocultar y vamos a la opción «Inicio> Estilos> Formato condicional> Nueva regla».
En la ventana que se abre, seleccionamos la última opción «Usar una fórmula que determine las celdas a aplicar al formato», ingresamos la fórmula = $ B $ 10 = FALSO y terminamos con «OK». Con eso, hemos definido una regla que hará que la tabla sea invisible hasta que se marque la casilla.
Ahora que sabe cómo ocultar datos con formato condicional, su trabajo en Excel será más dinámico. Si te ha gustado este artículo, haz tu comentario y compártelo con tus contactos para seguir creciendo como profesionales.
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