La organización es fundamental en las empresas, porque permite trabajar de manera eficiente, y algo que puede ayudar a esta organización, especialmente en lo que respecta a los documentos creados y administrados dentro de una empresa, es la herramienta SharePoint. Con él, puedes organizar tus archivos en carpetas y moverlos de un lugar a otro. Si quiere saber cómo puede usar SharePoint para mover sus archivos, siga leyendo este artículo.
¿Cómo organizar mejor sus documentos de SharePoint?
En el mundo de los negocios, qué importante es contar con personal capacitado y altamente organizado para realizar el trabajo. Algo que puede ayudar significativamente es contar con una herramienta que incida en el desempeño de la empresa y la eficiencia de su personal.
En este sentido, es posible que haya oído hablar de SharePoint. Esta es una herramienta diseñada por la empresa Microsoft que te ayudará a organizar mejor tus documentos y hacerlos accesibles cuando los necesites. La forma de mantener sus documentos de SharePoint organizados es crear una carpeta para almacenar sus documentos, y puede mover los archivos a esta herramienta para organizar mejor su contenido y estructura.
¿Cómo crear una carpeta en SharePoint para guardar archivos?
Probablemente sepa cómo crear una carpeta en el escritorio de su PC en Windows. Pero con SharePoint quizás no lo hayas probado, puedes crear carpetas para poder guardar tus archivos y protegerlos. Es el lugar ideal y seguro. Además, te permitirá localizarlos de forma rápida y eficaz. Consulte los pasos sobre cómo puede crear una carpeta en SharePoint:
Entras en SharePoint y estás donde quieres crear la carpeta en SharePoint de documentos. Luego ingresas al menú y haces clic en Nuevo y luego en Carpeta. Aparecerá un cuadro de diálogo de nombre de carpeta, debe asignar un nombre y luego hacer clic en Crear. Una vez hecho esto, verá una nueva carpeta con el nombre insertado en la biblioteca de documentos, estará lista para que comience a agregar archivos o también puede crear nuevas carpetas dentro, es decir, subcarpetas.
¿Cómo se pueden mover sus archivos a SharePoint?
Tener tus archivos organizados es muy importante, la herramienta SharePoint ha demostrado ser la mejor opción para organizar tus documentos. De hecho, hay varias formas de mover sus archivos a esta maravillosa herramienta. Puede hacer esto con el Explorador de archivos, con la capacidad de mover y copiar, administrar el contenido y la estructura, y organizar el contenido. Inmediatamente le mostramos en detalle cómo se hace esto en cada una de estas formas.
Con Explorador de archivos
Con el Explorador de archivos, debe ingresar las bibliotecas de documentos de destino y origen. Luego haga clic en Explorador de archivos. Podrá ver una ventana del explorador donde se muestran cada una de las bibliotecas, esto le permitirá usar la opción Arrastrar y soltar para mover los archivos a cada biblioteca. Dependiendo del tipo de contenido que se encuentre en los archivos o carpetas, puede decidir mover algunos de ellos y conservar otros, pero tenga en cuenta que esta acción se realiza manualmente e incluye más que la acción de copiar archivos y eliminar el archivo original. .
Acción ‘mover a’ y ‘copiar a’
Otra manera para mover archivos dentro de SharePoint es mediante la acción de mover y copiar a, pero debes tener presente que solo puedes realizar esta acción desde SharePoint online y podrás mover archivos desde esta herramienta a OneDrive y viceversa e incluso compartir archivos y documentos en OneDrive es fácil. Si desea utilizar la opción para transferir sus archivos a OneDrive, debe elegir el archivo y hacer clic en una de las dos alternativas. Si hace clic en Mover, el archivo se moverá a una carpeta de biblioteca diferente, conservando el contenido y el historial. Por otro lado, si usa la acción Copiar, solo se mantendrá el contenido reciente.
Administrar contenido y estructura
Desde la opción Administrar contenido y estructura, puede mover no uno sino varios archivos juntos, manteniendo el historial de la versión modificada o creada. Para ello, primero debe Habilitar la opción Infraestructura de publicación, si es el propietario de la cuenta de SharePoint.
organizador de contenido
Para acceder a otra forma de mover sus archivos en SharePoint, debe habilitar la opción Organizador de contenido. Luego, elige la ruta que se utilizará, es decir, para enviar un archivo a otra ubicación, e ingresa el archivo que se moverá a la otra biblioteca. Podrá mover sus archivos a otro sitio si lo desea y conservarán los tipos de contenido y los metadatos, pero no las versiones de creación.