Actualmente, Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados en el mundo para crear hojas de cálculo. En este sentido, esta herramienta se puede utilizar para controlar varios procesos que requieren cálculos simples y complejos. Por lo tanto, le ahorrará tiempo al usar funciones o fórmulas para obtener el resultado deseado.
En esta ocasión vamos a hablar de cómo extraer números y datos de la celda de Excel de una manera fácil, ya que verás que existen diferentes formas de hacer este trabajo, pero muchas de ellas implican un gran nivel de trabajo, utilizando fórmulas anidadas. e incluso algo de programación de desarrollo en VB para obtener el resultado.
En muchos casos, las empresas que tienen catálogos tienen que separar los números de las letras y por eso recurren principalmente a la herramienta que nos brinda Excel. Ahora para esto necesitamos seguir algunos procedimientos.
En este sentido, la extracción de números no se puede realizar mediante una única fórmula. Aunque no es un proceso complicado, sí requiere una serie de funciones que se implementan directamente. Es decir, cada función tiene otra función como argumento y así sucesivamente con cada una de ellas.
Encuentra la posición inicial del número
Para encontrar la posición inicial del número en Excel, debe implementar tres funciones. La primera es la función ENCONTRAR. Ahora esta función trabaja con dos argumentos; el primero, requiere los caracteres o números que vamos a buscar. El segundo argumento requiere la posición de la celda donde está la cadena en la que queremos encontrar la posición inicial del número.
En nuestro caso, la función buscar tiene en su primer argumento un arreglo que contiene todos los números del 0 al 1, separados por comas y agrupados por corchetes, esto indica que es un arreglo. Ahora, asumiendo que la cadena está en la celda D2, la función sería: ENCONTRAR ({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9}, D2).
Esta expresión nos dará una matriz resultante, en la que veremos en qué posición de la cadena se encuentra cada uno de los valores dados. En el caso de todos esos valores que no se encontraron en la cadena, el resultado será un valor de error.
Aquí es donde surge la necesidad de usar nuestra segunda función, llamada IFERROR. Bueno, esta función incluye una condición que verifica si hay un valor de error en los datos dados; y si existe, los reemplaza por otro valor que le indiquemos.
Funciona con dos argumentos, el primero son los datos donde se comprueba el valor de error, que puede estar en forma de celdas o tablas. El segundo es el valor por el que se reemplazarán estos datos. Un ejemplo de nuestro caso sería: SI.ERROR ({# ¡VALOR!, 9,3, # ¡VALOR!, # ¡VALOR!, # ¡VALOR!, # ¡VALOR!, 5,10, 2}, »).
Ahora la tercera función es MIN. Es el más simple de todos; porque solo requiere un argumento de datos numéricos. La función extrae el valor mínimo de estos argumentos. Continuando con nuestro, la función sería: MIN ({, 9,3 ,,,,, 5,10,2}).
Encuentra la longitud del número
Saber la longitud del número en una cadena requiere tres funciones. Para empezar, necesitamos la función EXTRAE. Bueno, esta función se usa para obtener cada uno de los caracteres de una cadena individualmente en una matriz resultante.
Para implementar la función EXTRAE, se necesitan tres argumentos; explicaremos los dos primeros. Bueno, el primer argumento es para la posición de la celda donde se encuentra la cadena. En cuanto al segundo argumento, es la función FILA.
La función FILA requiere un solo argumento, que expresa el número de caracteres extraídos de la cadena. Este argumento puede expresarse como $ 1: $ 50. Esto indica que debemos extraer del primer carácter al número 50. Esto es asumiendo que no tenemos cadenas que excedan esta cantidad.
Ahora, un ejemplo de la función de extracción sería: EXTRACT (D2, ROW ($ 1: $ 50), 1).
Dado que la función EXTRAE nos da una matriz de cada carácter por separado, necesitamos eliminar todos los caracteres no numéricos. Para hacer esto, necesitamos multiplicar la función EXTRAE por 1. De esta manera solo quedan los caracteres numéricos y el resto se convierte en valores de error.
Finalmente, implementaremos la función COUNT. Requiere un argumento de carácter y devuelve el número de números que tienen.
Usando llenado rápido
Para usar la función de llenado rápido, debe seguir los siguientes pasos, pero no sin antes considerar que la lista de datos alfanuméricos que tiene debe tener un patrón, de lo contrario desafortunadamente esta opción no funcionará y tendrá que usar recursos como la programación en VB o generar funciones anidadas para obtener el resultado:
Considerando que tienes una columna con una lista de datos alfanuméricos con algunos patrones, puedes colocar en las columnas que quieras, pero preferiblemente cerca, la columna donde vas a extraer los datos numéricos y la columna de los datos (Letras)
Suponiendo que en la lista o columna el primer dato alfanumérico que tiene es ‘ABCP123NUM’, tendrá que escribir manualmente la expresión 123 en la columna de datos numéricos
Ahora escriba en los caracteres de la columna de datos (Letras) la expresión restante, por ejemplo, ‘ABCP NUM’ o ‘ABCPNUM’. Tenga en cuenta que ambos casos pueden ser válidos, sin embargo, le dará a la herramienta la forma en que la necesita para extraer los datos. En el primer caso te has separado en dos grupos por un espacio y en el segundo caso tienes la expresión sin espacios.
Después de haber realizado los pasos anteriores, debe elegir la expresión que escribió en la columna de datos numéricos, así como los espacios en blanco correspondientes a las expresiones que desea extraer con Excel, es decir, asumiendo que tiene 300 datos alfanuméricos.
Después de escribir manualmente el primero, tendrás que elegir los primeros datos escritos por ti y en la misma columna los otros 299 espacios que faltan.
Con el rango elegido, vaya a la pestaña Herramientas de datos y haga clic en Relleno rápido. El resultado será la extracción de los datos numéricos en las celdas vacías, según el patrón que le diste al primer número extraído.
Ahora, para extraer los datos de la letra, tendrás que hacer el mismo proceso anterior, pero considerando que la columna de trabajo será la correspondiente a los datos (Lyrics). De la misma manera, elija el rango de celdas, incluida la primera, donde escribió manualmente las letras extraídas de la primera expresión y haga clic en relleno rápido.
Personajes al principio o al final
Los caracteres al principio de una cadena se obtienen con la función IZQUIERDA. Esto requiere dos argumentos, el primero es la posición de la celda y el segundo es el número de caracteres que se extraerán, comenzando por el primer carácter.
Ejemplo, si la cadena ubicada en la celda D2 es ‘ABCDEF123GHI’ y la función es IZQUIERDA (D2,5). El resultado obtenido es la cadena ‘ABCDE’.
Por otro lado, si desea obtener los últimos caracteres de una cadena, la función necesaria es DERECHA. Como el anterior, requiere dos argumentos; el primero es la posición de la celda y el segundo es el número de caracteres a extraer.
Por ejemplo, si la cadena en la celda D2 es ‘ABCDEF123GHI’ y la función es CORRECTA (D2,6). El resultado será la cadena ‘123GHI’.
Caracteres intermedios
Los caracteres intermedios se extraen mediante la función EXTRAE. Ahora debe proporcionar tres argumentos. La primera es la posición de la celda donde se encuentra el texto. La segunda es la posición desde la que empiezas a hacer la mía. El último se refiere al número de caracteres a extraer.
Por ejemplo, en la celda D4 está la cadena ‘GHIJKLMN’ y la función es EXTRAE (D4,3,4). La cadena resultante será ‘IJKL’.
La primera palabra se obtiene mediante dos funciones. La primera es la función ENCONTRAR, se usa para obtener la posición de parte de la cadena cuando se encuentra por primera vez. En este caso, el primer argumento es un espacio rodeado de comillas simples como esta »; esto se debe a que el espacio es nuestro indicador del final de una palabra. El segundo argumento es la posición del texto.
La segunda función es IZQUIERDA, que explicamos anteriormente. En este caso, el segundo argumento es para la función ENCONTRAR menos una posición; ya que así se calcula la posición de la última letra de la primera palabra.
Ejemplo, si el siguiente texto ‘abcde fghi jklmn’ está en la celda D2 y estamos usando la función IZQUIERDA (D2, FIND (», D2) -1). El resultado es la cadena ‘abcd’.
Son muchas las ventajas que tendrás al usar esta herramienta de Excel, pero sin duda la más importante será el ahorro de tiempo, pues verás que para tablas con pocos datos, usar esta función no hará mucha diferencia.
Sin embargo, cuando tenga algunos cientos o miles de datos para analizar, será muy útil tener este proceso, ya que puede estar ahorrando horas de trabajo que puede utilizar para otras actividades.
Por otro lado, tendrás otro beneficio directo importante y es que podrás evitar errores de transcripción de datos que son muy habituales cuando tienes que gestionar grandes cantidades de datos de forma manual.
Pensamientos finales
Finalmente, es importante que tengas o tengas varias herramientas para realizar tus tareas de manera eficiente, por eso será bueno si sabes usar la función Extract en Excel, ya que será un complemento para extraer los datos necesarios de una lista.
Además, tenga en cuenta que algunas versiones de Excel no tienen activada la opción de llenado rápido, para ello puede consultar el procedimiento para activar el llenado rápido en el sitio web oficial de Microsoft.
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