La mejor herramienta para procesar datos y tener buenos resultados sigue siendo Excel. Pero es posible que en el momento de procesar esos datos duplicados o repitas algunos. Si lo has conseguido, te recomendamos la lectura de este artículo, en el que se explica cómo impedir la repetición de datos en Excel, cómo detectar datos duplicados y cómo eliminarlos.
¿Cuáles son los pasos para impedir la repetición de datos en Excel?
Uno de los programas de Office es Excel, el cual permite analizar de forma fácil el tratamiento de los datos, tabulaciones y obtención de un registro fiable de resultados. Con Excel puede contar las celdas que tienen texto, pero cuando se trabaja en una hoja de cálculo de Excel, se puede dar el caso de que se inserten registros duplicados, alterando la información trabajada en la hoja.
Además, cuando se inserta un registro en una tabla dentro de la hoja de Excel, esta herramienta puede impedir que se ingrésa un registro duplicado en la misma tabla, es decir, datos que ya están insertados. Por eso te vamos a mostrar los pasos para impedir la repetición de datos.
Criterio de validación
El primer paso a seguir es validar los datos porque esto le permite mantener un control sobrio de lo que debe y puede hacer en la hoja de Excel. Además que te permitirá que ingresen valores distintos a los validados, mostrando una advertencia en la pantalla, si alguien tratara de hacerlo. El criterio de validación es muy importante porque establece condiciones para evitar que repitan los datos que ya se hayan introducido en las celdas.
Para proceder a validar los datos de tu celda, primero debes seleccionar los datos de la tabla a validar. Por ejemplo, los datos de la tabla A. Seguidamente, en la barra de herramientas, presiones en la pestaña Datos y dentro de ella pulsas en Validación de datos. Dentro de ese cuadro de diálogo debe seleccionar un criterio de validación según Personalizar.
Aplicación de la fórmula
Cuando se trabaja en una hoja muy amplia dentro de Excel, es muy conveniente impedir la duplicación de datos, porque al ingresar algunos datos repetidos se alterará el resultado de todo su trabajo, lo cual resultaría en todo un dolor de cabeza. Por eso, Excel te permite evitar toda esta complicación.
Luego de abrir el cuadro de diálogo de Validación de datos y seleccionar el criterio personalizado, el paso que sigue es la aplicación de la fórmula. Esta fórmula se genera de acuerdo a los datos y tabla que se desea validar para aplicar el criterio. Y se debe ingresar en el campo correspondiente dentro del cuadro de diálogo, procede a ingresar una fórmula por ejemplo: =CONTAR.SI(A:A,A1)=1 tomando en cuenta los valores de esa celda.
Posteriormente, debe pulsar en Aceptar para aplicar la configuración, finalizar el proceso y generar la Validación de los datos. Como puedes, Excel te permite insertar fórmulas en un cuadro de texto para llevar a cabo una acción.
mensaje de error
Luego de haber realizado el proceso de validación de datos, esto hace posible que genere un mensaje de error si intenta agregar un dato repetido, es decir, que ya ha introducido dentro de la tabla. Lo cual es muy ventajoso, porque te ahorra el trabajo de tener que revisar de manera manual cada dato, al aplicar la validación, el sistema te advertirá con ese mensaje de error.
Dicho de otra manera, si alguien intenta ingresar nuevamente algún dato, el sistema detectará inmediatamente el número de veces que aparecen esos datos, permitiendo que no se repitan y se muestre una notificación de advertencia. Este mensaje de error lo puede configurar fácilmente en la misma ventana de validación de datos, y escribe el mensaje que pregunta que Excel muestre si se intaitir introductor un duplicado y pulsa en Aceptar para finalizar todo el proceso.
¿Cómo resaltar los datos duplicados que existen?
La repetición de datos est frecuente y sobre todo cuando se trabaja en una hoja de datos grande, cualquier error que se cometa, como por ejemplo al introducir un dato repetitivo, se puede alterar el resultado del trabajo. Por eso, además de validar los datos de las celdas también u hoja de cálculo completa, puedes hacer que Excel te resalte los datos duplicados existentes.
Una buena opción porque de ese modo, puede identificar fácilmente esos datos que se repiten en la hoja y poder corregir. La herramienta de Excel posee funciones que permiten resaltar en color las celdas donde aparecen esos datos duplicados. Para aplicar este proceso debe, elegir las filas o columnas donde quiere resaltar los datos duplicados.
Una vez haya elegido las celdas, presione en la opción Formato condicionado ubicado en la barra de herramienta de Excel. Encontrarás un menú con varias opciones, pulsa en Reglas para resaltar celdas y luego selecciona la opción Valores duplicados.
Esta acción hará que los datos duplicados se resalten en las celdas y campos seleccionados, mostrándose las celdas en un color. En el cuadro Duplicar valores, puede elegir el formato de los datos duplicados y el color para resaltarlos.
¿Qué método sirve para eliminar las duplicidades?
Una vez hayas ubicado las celdas donde tienes datos duplicados, debes proceder a eliminarlo para que así no se vea entorpecido tu trabajo. El método que sirve para eliminar la duplicidad es el siguiente: usar la opción de dejar duplicados, es un método muy fácil de aplicar porque es posible que los datos repetidos que tengas en tu tabla de Excel, se eliminen definitivamente.
Debes elegir las celdas con los valores o datos duplicados que quieres eliminar. Luego, presiona en Datos y seguidamente haces clic en la opción Quitar duplicados. Justo debajo de la opción Columna procede a Desactivar la columna donde aparecen los datos repetidos, pulsa en Aceptar.
Antes de realizar este proceso, es recomendable hacer otro archivo en otra hoja de cálculo copiado los datos originales, de modo que no pierda la información si por accidente elimina datos equivocados. Así des puedes eliminar datos duplicados en Excel.
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