Como se ha dicho muchas veces, Microsoft Office Exel tiene una amplia variedad de funciones que pueden ayudarnos a hacer nuestro trabajo más rápido y sin demasiados problemas. Pero esta vez les vamos a enseñar cómo usar un formato y no una función para aprender, cómo poner o cambiar el color de una fila según el texto o el valor de una celda en Excel.
Muchas veces te has hecho esta pregunta, sobre cómo cambiar el color de una celda y qué función tiene Excel para solucionarlo. Pero desafortunadamente, las funciones no cambian la apariencia de las celdas, cambian los datos que contienen esas celdas. Por eso en este caso usaremos un formato para solucionarlo.
Sí, como puede ver, usaremos el formato condicional presente en las opciones de Excel. Y nos ayudará de una forma sencilla a solucionar este problema, si te das cuenta de que un formato nos permitirá cambiar la apariencia de nuestra hoja de cálculo. A diferencia de lo que sería si usáramos una función.
Si tenemos una matriz que consta de, digamos, 6 columnas y 20 filas, podríamos usar una función para congelar filas y columnas. Pero no pudo encontrar ninguna función que nos permita establecer o cambiar el color de la fila según el texto o el valor de la celda en Excel. A continuación, explicaremos cómo aplicar este formato en su tabla de datos.
Cómo cambiar el color de una fila según el texto o el valor de la celda
Para lograr esta explicación, debe tener lista su hoja de Excel con una tabla que contenga varias columnas, digamos cinco. Y con varias filas, por ejemplo, 10, estos datos pueden contener cualquier información, lo importante es que aprenda a cambiar la apariencia de las celdas mediante el formato condicional.
Continuando con el ejemplo, suponga que nuestra tabla nos muestra seis columnas con los siguientes datos: producto, cantidad, valor, total, condición. ¿Dónde estará la condición si el producto ha sido cancelado o no? Y las líneas representan los 10 productos que se comercializan en la empresa.
Por lo tanto, queremos colorear las líneas que contienen los productos que no han sido cancelados con un color. Para hacer esto de forma no manual, tenemos que usar el formato condicional. Hacemos esto de la siguiente manera, seleccionamos toda la tabla y luego nos vamos a la pestaña Inicio, para cambiar el color de una fila en Excel.
Formato condicional
En esta pestaña vamos a buscar la opción Formato condicional, hacemos aparecer un clip y otras opciones y vamos a elegir Nueva regla. Al cortar, aparece una ventana con el nombre Nueva regla de formato. Hay varias opciones, pero elegiremos «Usar una fórmula que determine a qué celdas aplicar formato».
Al elegir esta opción, luego debes escribir la fórmula que vas a utilizar, la fórmula sería la siguiente = $ E4 = «No cancelada». Esta fórmula significa todas las celdas que están en la columna E, que es la columna de condición, es decir, si un producto ha sido cancelado o no. Desde la primera celda o E4 hasta la última y solo aquellos con este mensaje No cancelado tendrán un color.
Luego debe presionar el botón de formato, aquí puede seleccionar el color que desea que tengan las celdas con el mensaje No cancelado. También puede cambiar la apariencia, agregar un efecto, cambiar los bordes, elegir patrones y más. Luego tienes que aceptar todo y tu cuadro mostrará el color que elegiste, en las celdas que tienen el mensaje No cancelado.
Y este mismo formato se puede aplicar al resto de la tabla pero ahora aplicando la fórmula a las celdas que tienen el mensaje Cancelado. Donde, para este mensaje, solo cambiarán el color. Y de una manera muy fácil, aprendió cómo poner o cambiar el color de la fila según el texto de la celda o el valor de la celda en Excel.