Si administra una base de datos grande que necesita actualizar con frecuencia, debe crear una tabla dinámica con rango dinámico. Te ahorrará mucho trabajo y dolores de cabeza. Observarás cómo fluyen los datos según tus necesidades.
Crea una tabla dinámica
En primer lugar, es bueno que sepa cómo hacer o crear una tabla dinámica en Excel. Es una herramienta excelente y muy avanzada que te ayudará a calcular, resumir, analizar y establecer estadísticas de datos. La tabla dinámica le permitirá observar y comparar tendencias o patrones entre datos.
Abra el programa Office Excel.
En su hoja de trabajo, ya debería tener una tabla con sus columnas y filas llenas de datos. Por ejemplo, su base de datos.
Seleccione cualquier celda de la tabla. Active la pestaña «Insertar» y haga clic en el icono de «tabla dinámica».
Aparecerá la ventana «Crear tabla dinámica». Esta ventana cubrirá la tabla que recopila los datos que contiene.
Haces clic en «Aceptar».
Inmediatamente creará otra hoja de trabajo.
En esta nueva hoja, en el lado derecho, encontrará una ventana llamada «Lista de campos de tabla dinámica». Los campos de su tabla de origen están incluidos. Solo necesita marcar los campos activando la casilla para agregarlo al informe. Y se reflejará en la hoja.
En la parte inferior, verá varias ventanas: Etiqueta de columna, Etiqueta de fila, Valores y Filtro de informe. Si intercambia los campos entre estas ventanas, verá cómo la tabla organiza sus datos.
Al crear la tabla dinámica, si sus datos son numéricos, la tabla asume automáticamente que debe sumar como una suma. Por lo tanto, al final del proceso, verá un gran total. Ahora, si necesita actualizar su lista, para no perder el control de su orden perfecta, hay una manera. Aquí es donde entra en juego el rango dinámico.
Crear rango dinámico
Antes de llegar al meollo del asunto. Un rango en Excel se refiere al conjunto de celdas agrupadas a las que podemos hacer referencia en nuestras fórmulas. Pero a medida que aumenta o disminuye los datos, debe cambiar las fórmulas para que se ajusten al nuevo rango. La solución son los «rangos dinámicos». Para crear un rango dinámico, usaremos varias funciones. La función OFFSET y COUNTA. A continuación le mostraremos paso a paso qué hacer:
Modo simple con 1 columna de datos. Active la pestaña «Fórmulas».
Toca el cuadro «Administrador de nombres». Presione el botón «Nuevo …».
En la ventana «Nuevo nombre», ponemos el nombre de la matriz. Preferiblemente una etiqueta asociada con los datos.
En el campo «Se refiere a» escribirás la fórmula = COMPENSACIÓN (A2, 0, 0, CONTAR ($ A: $ A) -1, 1). Cuando indica A2, indica desde qué celda cubrirá el rango inicial. Luego haga clic en «Aceptar».
Una vez que se ha creado el rango, presione el botón «cerrar».
Seleccione una celda fuera de la tabla que refleje el resultado. Y escribe: = FILAS (nombre del rango o matriz que estamos creando). Por ejemplo. = FILAS (FRUTAS).
Luego verá que cuando elimine o agregue datos, le dará el resultado actualizado. Es decir, el número total de filas.
Modo complejo interactuando con la tabla dinámica. En la hoja con su tabla dinámica ya creada. Repita los pasos 2 y 3.
En «Se refiere a» escribe esta fórmula. COMPENSACIÓN ($ A $ 2 ,,, COUNTA ($ A: $ A), COUNTA (2: $ 2)). Recuerde que los paréntesis deben terminar en negro. Y haga clic en «Aceptar». Con esta fórmula, marca todo el rango de datos en la tabla. Para obtener más información sobre la función CONTAR, vaya a Soporte de Microsoft para Excel.
Vaya al menú superior – Opciones – Editar fuente de datos.
En la ventana, en el campo Tabla o rango, escriba el nombre de su tabla que contiene la nueva fórmula. Y acepta «.
De esta forma, cuando agregue o elimine datos de la tabla, en la hoja donde tiene la tabla dinámica, con solo hacer clic en «Actualizar», verá la actualización automáticamente.
Es sorprendente cómo herramientas simples como crear una tabla dinámica de rango dinámico le facilitan la vida para que pueda trabajar cómodamente con grandes cantidades de datos. Incluso Excel tiene muchas funciones para trabajar con bases de datos. Déjanos tus impresiones u opiniones sobre el tema.
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