Crear un formulario en Excel para ingresar datos hace que sea mucho más fácil mostrar o escribir filas enteras de información. Es una forma muy conveniente de llenar las filas de una tabla o un intervalo con datos.
Básicamente se encarga de mostrar todas las columnas para permitir que los datos de una fila se vean al mismo tiempo y de la misma forma.
Este programa va más allá de la simple creación de hojas de cálculo de Microsoft Excel para calcular fácilmente los precios de alquiler. Tiene opciones casi infinitas donde incluye la premisa de este tutorial.
Ahora bien, si tiene este tipo de tablas o rangos y no sabe cómo obtener acceso visual a todos ellos, estamos dando el paso a paso para que esto suceda.
¿Cuántos tipos de formularios en Excel puedo crear para ingresar datos?
Hay tres tipos de formularios de Excel para este tipo de tarea. -Formulario de datos. – Hojas de Excel con controles ActiveX y gestión de datos -formularios para usuarios en VBA. Cada uno se puede utilizar de forma independiente o coherente con los demás.
¿Cuáles son los pasos para crear un formulario en Excel?
Un paso absolutamente necesario antes de comenzar a crear formularios en Excel para datos, es ingresar las etiquetas correspondientes para cada columna. Pronto podrá aplicar sus nuevos conocimientos para crear un formulario de datos para una página web en Excel.
Estos deben colocarse encima de ellos y no debe olvidarse de etiquetar los que están en la mesa o en el rango. De esta forma, Excel usa estas etiquetas cuando está ocupado definiendo nuevos campos en el formulario en cuestión.
Ahora, al igual que con la creación de la herramienta como tal, habrá dos líneas, la primera deben ser las etiquetas, que se convertirán en los nombres de los campos.
Estos son por ejemplo: nombre, nombre, edad, calle, ciudad, estado o cualquier otro que se considere relevante o necesario.
Mientras que, en el segundo, se mantendrán los espacios vacíos. Porque estarán los datos de Excel que se escribirán en los diferentes campos de dicho formulario.
Tenga en cuenta que los formularios de datos no se pueden utilizar para editar, agregar o eliminar una fórmula.
En primer lugar, debe abrir la herramienta Excel y luego elegir la pestaña número seis, llamada «Datos» en el menú superior. En este, se encuentra el apartado «Herramientas de datos» y dentro de este mismo apartado, la opción «Formulario» para crear uno completamente nuevo.
El siguiente paso es escribir la información correspondiente, como ya se explicó anteriormente, las etiquetas y todo lo relacionado con ella. Como has visto, crear un nuevo formulario es una tarea sencilla, solo necesitas tener claros los campos que necesitarás y estar preparado para invertir algo de tiempo.
Crea el formulario con controles ActiveX
Este tipo de formulario admite la entrada y visualización de datos de la misma cuadrícula, así como su validación.
Uno de los beneficios es que los controles ActiveX le permiten interactuar con la información en las celdas sin necesidad de usar código VBA (que muchos no saben cómo usar). Además, tienen una variedad de propiedades que les permiten personalizarse tanto en comportamiento como en apariencia.
Antes de poder crear formularios en Excel para datos con controles de contenido, debe tener la pestaña Desarrollador visible en el menú.
De lo contrario, vaya al botón «Archivo» en el menú superior. Dentro de ella, hasta la última pestaña «Opciones», aparecerá una nueva ventana.
En eso, ubique y haga clic en «Personalizar cinta», agregue la pestaña «Desarrollador» y presione «Aceptar» para guardar los cambios.
Ahora, desde la pantalla principal, busque en el menú superior la nueva pestaña «Programador», y en la sección «Controles», presione «Insertar».
El último paso para configurarlo es elegir y posicionar los controles ActiveX que desea agregar al formulario en cuestión.
Después de crear el formulario utilizando una de las opciones, estará listo para completar los campos asignados, ya sea por la misma persona o por terceros.
Cómo crear macros en Excel para ingresar datos automáticamente
La opción de macro en Excel es una herramienta útil para trabajar con comandos que se repiten con frecuencia. Bueno, estos son comandos o acciones que puedes usar tantas veces como sea necesario para nosotros.
Al grabar una macro, se registran los clics del mouse e incluso las pulsaciones de teclas que usamos. Es una herramienta modificable que se puede transformar de un mecanismo simple a uno más avanzado.
Después de crear una macro, tenemos la posibilidad de modificarla. Bueno, si se trata de hacer pequeños cambios, eso no será un problema.
Dependeremos de la versión utilizada para saber dónde encontraremos la opción que estamos buscando. En algunas versiones podemos llegar a la pestaña de desarrollador, en otras con solo ingresar a la pestaña de vista la encontraremos.
A partir de ahí seleccionamos bajo el botón Macros, dándonos una lista de opciones y elegiremos grabar una macro … en otras versiones, la opción de grabación de macros será inmediatamente visible.
Luego, se abrirá una ventana que nos dará la posibilidad de colocar el título en el cuadro Nombre de la macro. Además, nos brindará una opción para un atajo para nuestra macro y una sección para generar una descripción personal.
Luego de aceptar, comenzaremos con las acciones que necesitamos registrar en la macro para usarlas posteriormente. Luego de eso volvemos a la pestaña donde seleccionamos Macros y hacemos clic en la opción detener grabación.
Entonces todo lo que queda es probar nuestra herramienta de macros recién creada. Pero, como dijimos antes, estas macros son editables. Bastará con entrar en la pestaña de desarrollador o display y seleccionar las macros, luego la que modificaremos y presionar modificar.
Algunas ventajas de usar formularios en Excel que debes conocer
Podemos definir qué texto entra y cuál no.
Diseño ajustable y personalizado, siempre a nuestro gusto y conveniencia.
Podemos configurar botones, títulos y textos.
Tiene programación VBA, lo que hace que se llame a sí misma una aplicación.
Fácil manejo ya que le daremos la complejidad correcta según nuestro trabajo.
Opciones listas para agregar, buscar, modificar y eliminar datos innecesarios.
Se puede colocar en el acceso rápido como herramienta de trabajo.
Cómo y dónde descargar plantillas para crear formularios en Excel
Para descargar y utilizar las plantillas de Excel, debemos ingresar al sitio web https://www.planillaexcel.com. A partir de ahí elegiremos entre los modelos de Excel que se nos ofrecen.
Seleccionaremos el modelo, luego daremos clic en guardar como, eligiendo el nombre y la ubicación de almacenamiento. Estamos cargando una copia del documento, puede que no demore mucho dependiendo de la plantilla seleccionada. Si nuestra aplicación Excel detecta el modelo, nos dará la opción de abrirlo o guardarlo.
Para usarlo posteriormente, tenemos que seleccionar Guardar, porque presionando la opción Abrir nos dejará una vista protegida del documento. Pero eso se solucionará haciendo clic en el botón Habilitar edición, que debería aparecer cuando abramos esta copia.
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