Access es una herramienta que forma parte de la suite de Microsoft Office para sistemas operativos Windows. Puede usarlo tanto en su versión de escritorio como en la versión en línea de Microsoft Office.

Entre los muchos usos del programa Access, hoy te vamos a contar cómo crear o realizar inventarios y facturas en Access. Para que puedas empezar a usarlo en tu negocio o en tu negocio para tener un mejor control y seguridad sobre la información.

¿Qué son los sistemas de inventario?

Cuando una empresa comienza a crecer, su organización se divide para comenzar a atender más específicamente a cada uno de los sectores que la integran. Lo mismo ocurre con su información. Los datos comienzan a ser más específicos en cada área.

Sin embargo, para administrar este sistema de datos, ocurre lo contrario. Todos están en el mismo lugar, pero están agrupados y de diferentes formas. Y su acceso depende de la persona que los consulte. Por lo tanto, solo la persona que tiene dichos permisos puede acceder a los datos más seguros.

base de datos en acceso

En el caso de empresas cuyo trabajo está dirigido a la compra y venta de productos, estos sistemas se implementan principalmente para administrar su inventario.

Cómo crear o hacer inventarios y facturas en Access

Este proceso no es tan complicado como parece. Lo que debes tener a mano son diagramas de los datos que se están procesando dentro de la empresa para la cual se está creando dicho sistema de inventario y facturación. Pues bien, el proceso se divide en hilos para seguir estos pasos.

creación de base de datos

En primer lugar, necesitamos crear la base de datos. Es similar a lo que se hace en una tienda de música, tienda de alimentos, tienda de ropa, zapatería, entre otras. Deben seguirse casi los mismos pasos. Encontraremos la diferencia indicando las tablas y los datos que contendrá cada una de estas tablas.

Para conocer los datos que se utilizarán dentro del sistema, es necesario realizar un diagrama entidad-relación. Donde presentamos todos los datos que necesita contener nuestra base de datos y realizamos las respectivas normalizaciones. Entonces, al vincularlos, podemos asegurarnos de que no se encuentren datos duplicados y de que la base de datos esté normalizada.

relación entre las tablas de la base de datos en el acceso

Diseño de sistemas de inventarios y facturación

Para ello, debemos tener en cuenta muchos factores que intervienen en el proceso dentro de la empresa. Así, los actores que interactuarán con el sistema se pueden definir según su rol. A su vez, este paso permite conocer los permisos de acceso que tendrán estas personas. De esta forma, Access solicitará el acceso al usuario y, según el nivel, será el medio por el cual logrará interactuar con dicho sistema.

Desarrollo de interfaz con Access

Algo que caracteriza a Access es su versatilidad para implementar una interfaz gráfica de usuario, al mismo tiempo que puede desarrollar las interacciones que tendrán los datos al ingresar y salir de la base de datos. Así, es necesario determinar cada una de las vistas que tendrá el sistema y cómo cada una procesará los datos para poder establecer conexiones con la base de datos.

Esta parte suele ser una de las más largas y complejas debido al alto nivel de trabajo requerido para que el sistema funcione correctamente. Una cosa que tenemos que tener en cuenta durante este proceso es tener todas las funciones del sistema de inventario definidas desde el principio, para poder establecer una meta.

Considere agregar entre las opciones la posibilidad de crear una copia de seguridad de la base de datos en Access. Así podrás tener una mayor seguridad de que tus datos no se perderán.

Crea facturas e informes

Este paso incluye el producto tangible que desea obtener, respecto a la factura, utilizando Word podemos acceder a la información que se encuentra en nuestra base de datos de Access y crear el formato de factura que necesitamos. Sin embargo, también podemos crear los informes directamente en Access.

Eso sí, no debemos olvidar que las facturas se establecen de acuerdo a la normativa que rige cada país. Por tanto, conviene tenerlos en cuenta a la hora de definir el formato.

En el caso de los informes, estos dependen de sus necesidades. Bueno, puede obtener informes sobre ventas, clientes, productos en stock y más. Puede utilizar todos los datos que se le soliciten.

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