En esta sección, te mostramos una función interesante para encontrar datos en una matriz. Es ideal para consultas, formularios o informes de tablas o bases de datos de gran volumen. Te explicaremos de forma sencilla, cómo buscar datos en una hoja de Excel con la función QueryV. Primero, le brindamos una descripción general rápida de lo que necesita saber antes de usarlo.
ConsultaV
Lo primero que debe tener en cuenta es que si tiene una versión anterior a Excel 2010, es probable que no encuentre esta función. No porque no esté allí, sino que lo usan con otro nombre, SearchV o también searchH. Así, a partir de la versión 2010, la función activa es ConsultaV. Si desea saber qué otras funciones han cambiado de nombre según la versión, puede ir a support.microsoft.com.
Echemos un vistazo rápido a por qué ambas funciones terminan en «V». Bueno, esta «V» indica que la búsqueda en la tabla de datos se realiza de forma vertical, por columnas. Por tanto, ConsultaV, es una función de búsqueda ordenada en una tabla que obedece a un rango de datos, devolviendo el valor depositado en una celda. A continuación, explicamos cómo buscar datos en una hoja de Excel con la función QueryV.
Usando ConsultaV
Lo primero es familiarizarse con la sintaxis de la función. VER (lookup_value, lookup_array, column_indicator;[ordenado]). Revelamos el significado de cada uno de ellos. Entonces puedes usar la sintaxis sin ningún problema:
Valor de búsqueda. Por lo general, se refiere al valor de la primera columna. Este valor puede ser numérico o una cadena de texto.
Array_search_en. Cubre el rango de la tabla de datos o base de datos donde encontrará el valor.
Column_indicator. Aquí, indicaremos la columna de la tabla que devolverá el valor que corresponde a la búsqueda.
Organizar. Es un valor lógico. Si ponemos «verdadero», buscará datos cercanos a los criterios. De lo contrario, «falso» localizará los datos exactos.
Cómo encontrar datos en una tabla
Anteriormente, debe haber creado una tabla de datos ya poblada en una hoja de Excel. Para facilitar la explicación, daremos un ejemplo. Tienes una tabla cuyas columnas son: ID, nombre, edad, ciudad.
Además, creará una pequeña tabla (puede estar en la misma hoja o en la siguiente hoja de Excel). Solo utilizarás esta pequeña tabla para que puedas visualizar los datos que estás buscando, según los criterios que hayas establecido. Ejemplo: Estará compuesto por 2 columnas y 3 filas (DNI, nombre, edad y ciudad).
Excel nos ofrece 2 formas de utilizar la función QueryV. El método manual consiste en escribir la sintaxis de la fórmula, ya que tener experiencia práctica puede ser más flexible. Y el método con Assistant. A través de una ventana indica qué poner. Bueno, empecemos.
Método manual. Escribiremos en la 2ª columna correspondiente a la celda «nombre» la función = CONSULTAV (G8; HOJA1 | $ A: $ F; 2; FALSO). Donde G8 será la celda que le indicaremos el DNI para buscar sus datos. SHEET1 || $ A: $ F, es el parámetro de toda la tabla. El número 2 hace referencia a la columna donde se encuentran todos los datos correspondientes al campo «nombre». FALSO. Para que encuentres la información exacta.
Repetimos el paso 1 para cada fila de la tabla pequeña, es decir, edad y ciudad.
Ahora, cuando escriba un número de identificación (contenido en la tabla de big data) en la tabla pequeña, devolverá el nombre de los datos, la edad y la ciudad correspondiente a la identificación.
Método de asistente. Vamos al menú de «fórmulas».
Hacemos clic en «insertar una función».
Aparecerá una ventana donde escribirás CONSULTAV en «Buscar una función».
Cuando lo seleccione, verá un cuadro con 4 campos listos para ingresar datos. En «valor buscado», selecciona la cédula de identidad. El «Look In Matrix» apunta a la tabla de datos grande. «Indicador de columna», el número de la columna donde encontrarás los datos, en este caso 2. «Ordenado» pones FALSO. Y luego «Está bien». Y listo. Ya puedes consultar.
Esperamos que este conocimiento haya sido de gran utilidad en su área de trabajo. Con la práctica, adquirirá habilidades y podrá utilizar fórmulas más sólidas para optimizar su búsqueda, como utilizar el índice. Si desea compartir otros medios de investigación, déjenos sus comentarios.
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